策划一场活动确定时间需要考虑的因素

策划一场活动确定时间需要考虑的因素针对对企业活动、筹款活动及特殊活动而言,不管时间定在一周的中间几天还是在星期六晚上,都可以保证大多数人能够参加。如果将活动定在星期五晚上,出席率可能就会低一些,因为有的人在忙碌了一周的工作,周五下班后都会很疲乏,或许单位有工作需要加班,这在国内的单位企业是常有发生的,所以在你确定活动时间的时候,有很多需要考虑的因素。

这其中包括:

     举办活动的时间是在白天还是晚上?

     什么时候开始?什么时候结束?

     活动要求着正装还是休闲装?

     果客人从工作单位赶来参加活动,或者活动结束后赶着去上班,是否有足够的时间换衣服?

     志愿者是否有足够的时间离开本职工作,在客人来到之前将一切事情准备妥当?

     大部分的活动都会客人及其配偶到场。如果会议是在一周的中间几天的白天举行,那么有的客人的配偶可能很难到场。所以将时间定在傍晚比较合适。或者你可以安排到周末,这样两人都会有空了。

      你的客人从何处赶来?

      这也是你在计划时间的时候必须考虑的一个因素。

      他们下班以后直接赶到活动现场来吗?

      他们通常几点下班?

      如果他们还会带一个客人来,原定的时间仍然对他们合适吗?

      他们会不会在路上遇到堵车的情况?

      他们是从郊区赶到市区来吗?

      两种情况可能同时存在,这取决于夫妇双方居住和上班 的地点。

      你的活动会持续多长时间?

      第二天是不是工作日?

      夫妇第二天都需要早起吗?

      客人和他们的配偶可能会分乘不同的车辆来到会场,有足够的停车位吗?

      如果活动要求出席者穿宴会小礼服并带黑领结,客人们有足够的时间回家换衣服吗?

      或者他们需要带着更换的衣服去上班吗?

      他们可以提前下班吗?

      你是否给工作人员、志愿者预留了充足的时间赶到会场、停车准备、換 装、吃饭?

      在第一个客人预计到达时间的至少半小时前他们能否将一切都准备好吗?

      几年前,在洛杉矶某私人庆祝晚宴活动上。这次晚宴活动刻意安排在奥斯卡颁奖晚会的时间,并且包括了一个奥斯卡之夜主题晚会。客人们都是从外地来的,而这次晚会也是他们的告别活动。此时的好莱坞正值热闹非凡的时候,到处都能看到电影明星。为了拍摄客人们抵达洛杉矶时聚会的场景,主办方借来了一套电影拍摄装备,客人们有机会利用剧本、化妆师和道具自己“拍电影”。他们举办奥斯卡主题晚会的地点离饭店有一段距离。所以需要交通车送他们回饭店。组织者提前预订了25辆加长礼宾车,一般通常甚至在别人还没想到奥斯卡之夜的时候就早早地签了用车协议并交了定金。你可以想象,礼宾车在这时候是多么抢手。组织者还规定,如果客人有要求的话,礼宾车当晚还可以供他们继续使用。在晚宴活动结束之后,客人们乘坐着礼宾车去观赏别具风格的洛杉矶夜景。这是一次让人终身难忘的活动,至今很多人对此还津津乐道。

      如果你在确定活动时间的时候,如果你能站在来宾的角度,多为他们考虑一下,为他们衣食住行的方便都安排好,他们还有什么理由不来呢?还有什么因素能妨碍你的活动取得成功呢?